Imprezy firmowe są istotnym elementem prowadzenia każdego biznesu oraz budowania marki. Jest to narzędzie służące do budowania dobrych relacji z klientami oraz umacniania lojalności pracowników wobec firmy. Organizacja konferencji firmowej wymaga zaangażowania wielu sił i środków mających na celu skupienie licznego zespołu w jednym miejscu. Czasem zdarza się, że mimo ogromnego wysiłku organizatorów zorganizowane spotkanie nie kończy się sukcesem. Jak zatem zorganizować spotkanie, aby było ono udane?
Konferencja firmowa – od czego zacząć jej organizację?
Niezależnie od tego czy planujemy kameralne spotkanie pracowników z jednej branży, czy międzynarodowy event, każde wydarzenie biznesowe musi być profesjonalnie zorganizowane. Podstawą jest dobry plan. Trzeba zatem zawsze:
- określić koncepcję działania
Na początek warto zastanowić się na tym czy całą organizacją imprezy chcemy zająć się samodzielnie, czy zlecić zarządzanie eventem menedżerowi danego obiektu. Ważne jest także ustalenie zakresu tematycznego konferencji oraz liczby uczestników. Konieczne jest idealne doprecyzowanie grupy docelowej oraz określenie jej oczekiwań. Można bowiem zorganizować kameralne, swobodne lub bardziej kreatywne spotkanie. Może to być również biznesowa narada zarządu firmy czy konferencja naukowa, podczas której będzie obowiązywać poważna atmosfera oraz określony dress code.
- przygotować plan konferencji
Gdy jest to rutynowe wydarzenie, to może zawierać tylko ogólne ramy czasowe, natomiast gdy jest ono bardziej złożone, to wówczas warto uwzględnić istotne szczegóły. Takie zorganizowanie konferencji firmowej pozwala przewidzieć ewentualne trudności. Trzeba też określić czy konieczne jest zapewnienie cateringu, zakwaterowania oraz transportu gości. Warto też uwzględnić pewne atrakcje np.: w postaci ciekawych pakietów upominkowych.
- zarezerwować termin
Każda konferencja firmowa musi mieć zaplanowaną datę. Podczas jej ustalania trzeba zawsze wziąć pod uwagę dostępność prelegentów, gości, a oraz kalendarz wydarzeń.
- doprecyzować budżet
Dokładne oszacowanie budżetu pozwala na weryfikację planów. W dużym stopniu ułatwia to zbieranie ofert oraz przeprowadzanie rozmów z poszczególnymi podwykonawcami. Powinien on uwzględniać koszty stałe, zmienne oraz planowane przychody z konferencji
- wybrać prelegentów
W celu uniknięcia odmowy wzięcia udziału w organizowanej konferencji, prelegentów warto zapoznać się z tematem oraz planem wydarzeń minimum 4 miesiące przed planowaną datą.
Podczas organizacji imprezy firmowej trzeba też zadbać o zorganizowanie dobrego cateringu oraz o to, aby dobrze wypromować konferencję.
Sala konferencyjna a profesjonalne spotkanie biznesowe
Lokalizacja konferencji powinna zawsze nawiązywać do jej charakteru. Spotkanie firmowe wcale nie musi odbywać się w centrum miasta. Bardzo dobrym wyborem jest obiekt w ciekawej, ustronnej lokalizacji, np.: nad jeziorem, przy plaży czy w lesie.
Otoczenie oraz wyjątkowa sala konferencyjna stanowi wartość dodaną dla gości i zazwyczaj ma wpływ na chęć wzięcia udziału w evencie. Bardzo dobrym wyborem są sale konferencyjne w Pszczynie. Konferencja firmowa w tym miejscu zawsze przebiega w miłej oraz wyjątkowej atmosferze.
Komentarze (0)